Les très petites entreprises (T.P.E.), dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas les seuils fixés par le présent Acte uniforme, distincts selon qu'il s'agit d'entreprises de négoce, d'entreprises de services, ou d'entreprises artisanales, ont la possibilité d'utiliser un système comptable très simplifié, fondé sur leurs encaissements et leurs décaissements, et appelé "Système minimal de trésorerie" (S.M.T.) ou comptabilité de trésorerie.

Les seuils sont fixés en termes de recettes annuelles et sont respectivement de 30 000 000 F CFA pour les entreprises de négoce, 20 000 000 F CFA pour les entreprises artisanales et 10 000 000 F CFA pour les entreprises de services.

Cette comptabilité de trésorerie repose sur les mouvements de trésorerie (recettes ou encaissements, dépenses ou décaissements) de l'entreprise.

Dans une comptabilité ordinaire (Système normal ou Système allégé), les enregistrements comptables sont justifiés par la naissance et l'extinction des créances et des dettes de l'entreprise. Dans la comptabilité de trésorerie, ils ont pour seul fait générateur :

-      l'entrée en trésorerie, appelée recette, ou encaissement ;

-      la sortie de trésorerie, appelée dépense, ou décaissement.

Il faut entendre par trésorerie l'ensemble des avoirs de l'entreprise en caisse (billets, pièces...), en banque et aux chèques postaux.

Les entrées et les sorties de trésorerie dûment enregistrées permettent de calculer le résultat de l'exercice, par différence entre les recettes et les dépenses.

Dans certains cas, cette différence fournit directement le "résultat" de l'exercice. Le résultat apparent "Recettes – Dépenses" doit être corrigé, le plus souvent, en plus ou en moins, pour tenir compte des divers mouvements de trésorerie qui ne sont pas liés au résultat.

 

A — égalité de base

 

Résultat = Recettes — Dépenses

Ce cas extrêmement simple n'est pas rare dans les très petites entreprises (commerces notamment, et services). Il y a :

-      bénéfice si Recettes > Dépenses ;

-      perte si Recettes < Dépenses.

Pour que cette comparaison élémentaire soit possible, d'une part, et satisfaisante, c'est-à-dire représentative du résultat, d'autre part, il faut que soient réunies les conditions suivantes :

1. Enregistrement systématique et fiable, tout au long de l'exercice, des recettes et des dépenses

La fiabilité de ces enregistrements est liée :

-      à l'existence d'un support régulièrement tenu : livre de trésorerie (Recettes et Dépenses) ou livre de recettes et livre de dépenses ;

-      à la conservation, en appui des écritures, des pièces justificatives d'origine interne ou externe : factures de ventes, d'achats de biens et de services, notifications d'impôts, bulletins de paie, etc.

2. Absence d'éléments perturbateurs du calcul du résultat

En effet si :

-      les recettes ne proviennent que des ventes de l'exploitation,

-      les dépenses ne concernent que les achats et les charges diverses de l'exploitation,

-      alors Résultat = Recettes – Dépenses.

Il est aussi admis l'égalité précédente dans le cas où Recettes et Dépenses comportent très peu d'éléments étrangers au calcul du résultat, c'est-à-dire sont d'un niveau "non significatif".

En pratique, cette approche très simplificatrice concerne les cas d'entreprises dans lesquelles :

a) Toutes les ventes se font au comptant, de même que tous les achats et paiements de charges diverses.

On peut assimiler à ce cas les entreprises dans lesquelles les crédits moyens accordés aux clients ou obtenus des fournisseurs conservent sensiblement la même durée d'une année à l'autre, pour un chiffre d'affaires et un niveau d'activité qui restent sensiblement les mêmes.

b) L'entreprise n'a pas de stocks, ou en a très peu (stocks estimés par rapport au chiffre d'affaires), ou encore un niveau plus important de stocks qui demeure sensiblement le même d'un exercice à l'autre.

Il en est de même pour les "travaux en cours" (bâtiment notamment).

c) Durant l'exercice, l'entreprise n'a ni acquis ni revendu d'équipements pour des montants significatifs, et son équipement global est d'un montant global relativement faible.

d) Elle n'a pas non plus souscrit ou remboursé d'emprunts pour des montants significatifs. Ce point est en général corrélé fortement au point c.

e) L'exploitant n'a pas effectué de retraits personnels de fonds, ni de versements complémentaires de capital.

En définitive, si les conditions ci-dessus sont réunies, la simple tenue du registre de trésorerie :

-      fournit le résultat de l'exercice (voire en cours d'exercice) ;

-      permet d'établir à la clôture de l'exercice une "situation" sommaire (cf. Section 2).

 

B — corrections nécessaires du résultat apparent

 

Le cas simplificateur présenté en A est loin d'être rare s'il est fait abstraction du point e). Il peut être estimé que près de la moitié des petites entreprises du secteur "informel" en réunissent les conditions, sous réserve des retraits et des apports de l'exploitant.

Il convient donc, pour les autres entreprises, d'assurer en fin d'exercice un passage du résultat apparent de trésorerie au résultat effectif par des corrections tenant compte des éléments a), b), c) et d) ; et pour pratiquement toutes les entreprises, de l'élément e).

1. Principe des corrections de fin d'exercice

Durant l'exercice, les opérations restent enregistrées en Recettes et Dépenses. Toutefois, un repérage de leur nature est indispensable pour pouvoir les ajouter ou les retrancher au résultat apparent.

Exemple

Résultat apparent 1000000.

Durant l'exercice, il a été noté dans les Recettes 300000 de nouvel apport de l'exploitant (à la suite d'un gain à la loterie nationale) et dans les dépenses 1280000 de retraits personnels pour les besoins familiaux.

Dans cet exemple, il s'agit d'éléments du type e) ci-dessus, qui sont observés dans la plupart des cas (retraits personnels).

Résultat effectif : 1.000.000 — 300.000 (apport) + 1.280.000 (retraits) = 1.980.000.

2. Progressivité (modularité) des corrections

Les corrections ne sont à opérer que si les éléments a) à e) sont significatifs. D'un exercice à l'autre et d'une branche d'activité à l'autre, elles peuvent s'avérer inutiles pour certaines d'entre elles.

Exemples

Dans une branche d'activité où les crédits clients et fournisseurs sont inexistants ou quasi nuls les opérations, dans leur quasi-totalité, se font au comptant. Il est donc inutile d'introduire une correction "d'en-cours commercial". Ce cas se rencontre le plus souvent dans les petits commerces.

Dans une entreprise dont le stock final reste pratiquement du même montant que celui du stock initial, la correction de variation du stock est inutile.

En conséquence l'entreprise procède, le cas échéant, aux corrections suivantes à la clôture de l'exercice :

-      correction d'en-cours commercial : variation globale du total net (algébrique) des créances clients et des dettes fournisseurs d'exploitation (fournisseurs, organismes sociaux, Etat...) ;

-      correction de stocks et en-cours ;

-      correction d'amortissements, dans le cas où les équipements et leurs amortissements sont relativement importants.

Les autres corrections prévues aux points c), d) et e) ci-dessus ne pourraient être opérées qu'en fin d'exercice, ce qui suppose qu'au cours de l'exercice les opérations concernées (apports et retraits de fonds ; emprunts et remboursements ; acquisitions d'équipements ; parfois, cessions...) aient été méthodiquement notées. L'enregistrement de ces mouvements au fur et à mesure de leur survenance est facilité grâce à une organisation comptable minimale.

Aussi, le système de trésorerie présenté dans le SYSTÈME COMPTABLE OHADA se caractérise-t-il par une souplesse et un caractère modulaire, qui conduit à développer l'analyse comptable en fonction des caractéristiques de l'activité de l'entreprise.

Dans sa conception de base, le S.M.T. est axé sur la détermination du résultat. Toutefois, grâce à une récapitulation des mouvements respectant le principe de la "partie double", il conduit à l'établissement d'un bilan, très simplifié dans la forme élémentaire du système, mais relativement complet lorsque l'entreprise utilise toutes les possibilités du système. Le Système minimal de trésorerie prépare ainsi l'entreprise en développement au passage vers la sphère comptable formalisée, celle du Système allégé.